Assurance : l’usage de son véhicule personnel à titre professionnel

Pour l’entreprise, comme pour le salarié, utiliser une voiture personnelle pour les déplacements professionnels peut présenter des avantages. Il est à noter que le trajet de la maison pour le bureau ne peut être considéré comme un déplacement professionnel. On parle de déplacement professionnel pour la visite des clients ou des chantiers, des achats et des livraisons. Dans ce cadre, il faudra prévenir son assureur qui pourrait vous proposer un contrat plus adapté.

Le trajet du domicile au travail

Peu importe la situation et le cas, une compagnie d’assurance ne peut considérer le trajet de la maison au bureau comme un déplacement professionnel. Il s’agit d’un déplacement privé identique à ce que peut faire le souscripteur du contrat pour aller au supermarché de son domicile. Ceci dit que pendant ce déplacement, il bénéficie de la couverture de son contrat d’assurance auto. Son assureur devra intervenir en cas d’incident sur ce trajet. Si la personne a un contrat basique, la compagnie d’assurance va couvrir les dommages corporels et matériels causés à autrui.

Prendre son véhicule professionnel pour des déplacements professionnels

Un déplacement est considéré comme professionnel, lorsque vous prenez votre véhicule pour accomplir une démarche pour votre employeur. Même si vous ne le faites qu’occasionnellement, c’est déjà un déplacement professionnel. C’est le cas si vous prenez votre véhicule pour rencontrer ou livrer un client, faire l’approvisionnement ou les livraisons de l’entreprise ou vous rendre à un séminaire à la demande de votre employeur.

Dans le contrat d’assurance proposé pour une voiture à usage personnel, il n’y a aucune clause qui interdit l’utilisation de cette voiture dans le cadre des activités professionnelles. On peut très bien le faire, mais en cas d’incident, si l’assureur découvre qu’il a fait un déplacement professionnel, il a tous les droits de refuser l’indemnisation. Certaines compagnies acceptent le remboursement, mais elles le réalisent en partie.

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Que faire par rapport à son assureur ?

Si vous effectuez de temps en temps des déplacements professionnels avec votre véhicule professionnel, il est impératif de prévenir votre assureur.

Cas n°1 : L’acceptation

Certaines compagnies sont plus clémentes et peuvent accepter la situation, notamment la couverture de vos déplacements professionnels. Cependant, l’assureur va apporter quelques modifications à votre contrat pour y inclure une extension de garantie appelée « utilisation du véhicule à usage professionnel ». L’ampleur de cette extension peut être variable d’une compagnie à une autre, alors vérifiez bien les conditions. Pour ce qui est du coût, il est évident que l’assureur va vous demander plus. Dans ce cas, vous pouvez voir auprès de votre employeur pour qu’il prenne en charge ce surcoût.

Cas n°2 : Le refus

Avant de vous donner sa position, l’assureur va vous questionner sur la fréquence de ces déplacements. Il peut très bien refuser de vous couvrir. Il ne prendra même pas le temps de vous exposer l’extension de garantie, mais il mettra directement sur la table un nouveau contrat : le contrat d’assurance auto « mission ». Cette solution peut également être directement envisagée par l’employeur.

Le contrat d’assurance auto « mission » est souscrit par l’employeur et non par le conducteur, qui dans ce cas, est propriétaire du véhicule. Il sera au nom du conducteur. Ce contrat comprend à peu près les mêmes garanties qu’une assurance auto classique, mais il va être joué en cas d’incident pendant un déplacement profesionnel.

Les garanties optionnelles pour l’assurance auto « mission »

Comme c’est l’entreprise qui va payer l’assurance auto « mission », c’est le dirigeant qui va décider des garanties à prendre et des systèmes de remboursement. Si la voiture de l’employé n’est utilisée qu’occasionnellement et ce, pour la rencontre des clients, par exemple, un contrat de base pourrait faire l’affaire. Cependant, si l’entreprise s’en sert régulièrement pour faire la livraison, il faudra prendre des garanties plus spécifiques.

Il serait plus bénéfique pour l’entreprise d’avoir dans son contrat une garantie marchandise, une garantie matériels transportés, une garantie vol, tentative de vol et vandalisme et une étendue de la garantie du conducteur. Certes, certaines garanties sont peut-être déjà dans le contrat d’assurance personnel de l’employé, mais vous n’aurez aucun remboursement, ni indemnisation si l’incident s’est déroulé pendant un déplacement professionnel.

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Quelques points à voir avec son employeur

Pour le salarié, utiliser son véhicule personnel pour les déplacements professionnels peut être pratique, mais il ne faut pas se focaliser uniquement sur ces points de praticité. Même si votre employeur va prendre en charge l’assurance auto « mission » ou le surcoût d’assurance et le carburant, il faut aussi penser à l’usure de votre véhicule. Si votre véhicule tombe en panne pendant un déplacement professionnel, l’avez-vous déjà pensé ? Si vous devez changer vos pneus d’ici quelques mois avec les déplacements que vous faites, qui paiera les frais ?

En effet, il faudra voir avec votre société ces points. Normalement, vous devez discuter avec votre employeur des indemnités kilométriques. C’est un système de compensation des coûts liés à l’usure et à la décote de la voiture. Il devrait être calculé sur base du nombre de kilomètres réellement parcourus pendant ces déplacements professionnels. Pour ces indemnités, on prend aussi en compte la puissance du véhicule.

Sachez que du côté impôts, vous allez aussi avoir quelques soucis, car ces indemnités kilométriques que va vous verser l’entreprise vont être imposées. Ce système d’imposition va dépendre de votre régime fiscal. Il faudrait aussi voir l’option pour les frais réels que vous avez souscrits ou non. Si vous vous êtes penché pour les frais réels, notez que les indemnités kilométriques seront ajoutées à vos salaires nets imposables. Dans le cas contraire, plus précisément, si vous avez choisi la déduction forfaitaire de 10%, ils ne seront pas considérés comme revenus imposables.

Selon le cas de l’entreprise dans lequel vous travaillez et la fréquence des déplacements professionnels, réfléchissez bien s’il vous sera vraiment bénéfique de prendre votre véhicule personnel pour les déplacements à titre professionnel. Ne serait-il pas plus judicieux de demander un véhicule de fonction, que vous pourrez utiliser pour vos déplacements personnels ? Dans ce second cas, la voiture est un avantage en nature et sa valeur ne sera pas mise dans votre revenu imposable.

Comment trouver une assurance professionnelle adaptée à votre entreprise ?

Vous souhaitez souscrire à une assurance professionnelle ? Sachez que tous les contrats ne se valent pas. Alors, pour trouver une assurance professionnelle qui convient aux besoins de votre structure, vous devez prendre certains critères en considération :

• Consultez les forums dédiés aux professionnels libéraux : sur ces plateformes, vous trouverez des avis sur les meilleures compagnies d’assurances pour votre secteur d’activité. Ainsi, vous êtes certain que leurs employés seront en mesure de résoudre tous les problèmes spécifiques que votre entreprise pourrait rencontrer.
• L’ensemble des activités couvertes par l’assureur : vous devez absolument vous assurer que ce prestataire couvre toutes vos activités, quelles qu’elles soient.
• Les franchises et les garanties incluses dans le contrat : la majorité sinon la totalité des contrats d’assurance fixent un plafond de garanties et de franchises qui limitent les dédommagements financiers que l’assureur pourrait prendre en charge. Il est donc important de bien lire le contrat pour en prendre connaissance et comparer ceux de différents assureurs, afin de choisir celui qui vous est profitable.
• L’étendue géographique de la couverture de l’assurance : si votre structure assure des ventes, des livraisons ou certaines activités à l’étranger, vous devez opter pour un contrat dont les garanties sont également valables dans ces pays.

Même s’il n’existe pas de contrat d’assurance parfait, il est judicieux de prendre en considération ces critères pour faire votre choix, afin d’éviter des mauvaises surprises.